Otomatisasi kantor

Awalnya OA (Office Automation) dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif, tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. OA dapat disesuaikan untuk kebutuhan komunikasi tiap manajer. Kombinasi OA seorang manajer dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer itu, dan sumber daya OA yang tersedia.

Asal mula Otomatisasi Kantor dimulai pada awal tahun 1960-an ketika IBM menciptakan istilah word processing. Istilah tersebut mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata. 

Sistem Elektronik Formal dan Informal

Sistem OA formal diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan mungkin untuk di dokumentasikan secara tertulis. Sistem OA Informal diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi kebutuhannya sendiri, mirip dengan DSS dan tidak diuraikan secara tertulis.

Komunikasi Informasi

OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tulisan.

Orang-Orang di Dalam dan di Luar Perusahaan

Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya diantara orang-orang didalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Pemakai Otomatisasi Kantor

1.Manajer

Manajer adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia (SDM)

2.Profesional

Profesional adalah orang-orang yang tidak mengelola orang lain, tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administratif. Manajer dna Profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik (knowledge workers).

3.Sekretaris

Sekretaris adalah orang yang biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas.

4.Pegawai Administratif

Pegawai Administratif adalah orang yang melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris.

Tujuan Otomatisasi Kantor

Pada tahun-tahun pertama perkembangan OA, OA dianggap sebagai cara meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administratif. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

Selanjutnya, para pekerja terdidik memanfaatkannya untuk memudahkan pekerjaan mereka dalam menyiapkan korespondensi keluar. Misalnya, pekerja terdidik atau sekretaris dapat menggunakan pengolahan kata untuk membuat surat, memo, dan laporan.

Kontribusi potensial OA pada laba perusahaan jauh lebih besar untuk aplikasi pemecahan masalah daripada untuk aplikasi sekretarial dan administratif.

Manfaat potensial dari OA adalah tugasnya sebagai peralatan pemecahan masalah, baik kelompok maupun individu.

OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. 

Aplikasi OA

setelah mengalami perkembangan OA melahirkan beberapa aplikasi diantaranya:

1.      Pengolahan kata (word processing) 
2.      Surat elektronik (electronic mail) 
3.      Voice mail 
4.      Kalender elektronik (electronic calendaring)
5.      Konferensi audio
 6.      Konferensi video
 7.      Konferensi computer
 8.      Transmisi faksimil atau FAX
 9.      Videotex 
10.  Pencitraan (imaging) 
11.  Desktop publishing

 

Pengolahan Kata

            Pengolahan kata (word processing) adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Cara menggunakannya melalui keyboard suatu terminal atau computer mikro untuk mentik materi, yang ditampilkan dilayar monitor. materi yang dibuat dapat diedit dan dimanipulasi dengan mudah. Setelah dalam format yang tepat, materi tersebut disimpan dalam penyimpanan sekunder kemudian dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

Surat Elektronik

            Surat elektronik (elektronik mail), yang dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pessan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan. Secara teknis seseorang melakukan pengetikan suatu pesan melalui keyboard terminalnya dan mengetik pesan tersebut di dalam kotak surat elektronik milik pengguna lalu melakukan proses pengiriman kepada penerima. Pesan yang telah dikirim dapat diambil kapan saja oleh penerima dengan menggunakan terminalnya dan memberikan kata sandi yang tepat. Perangkat lunak surat elektronik mengendalikan proses tersebut.

            Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional. Menurut penelitian oleh AT&T, dalam 75% hubungan telepon, penelepon tidak mendapatkan informasi yang dinginkan. Seringkali kedua pihak meninggalkan memo pesan telepon (telephone tag).

            Terdapat beberapa kemampuan tambahan E-mail, tergantung pada paket perangkat lunak yang digunakan. Jika ingin semua orang dalam perusahaan yang memiliki terminal dapat membaca pesan, pesan itu ditempatkan pada electronic bulletin board yang dapat diakses semua orang. Jika ingin menerima konfirmasi kapan penerima mengambil pesan Anda, pesan itu dapat dikirim sebaga surat tercatat (registered mail). Dan jika tidak ingin penerima meneruskan pesan itu kepada orang lain dalam jaringan, maka pesan dikirim sebagai surat pribadi (private mail).

            Surat Jasa Elektronik. Terdapat dua pilihan dasar yang ditawarkan untuk perusahaan yang ingin menerapkan surat elektronik. Pertama, perusahaan dapat memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak sendiri dan memasang system di dalam perusahaan itu sendiri. Kedua, perusahaan dapat berlangganan jasa surat elektronik yang menyediakan fasilitas computer dan komunikasi yang diperlukan dengan bayaran. Perusahaan yang berlangganan hanya perlu menyediakan terminal unttk bergabung ke dalam jaringan. Contoh jasa E-mail yang popular adalah Union’s Easy Link, US SPrint’s SprintMail, dan British Telecom’s Dialcom.

Voice Mail

            Voice mail serupa dengan surat email kecuali dimana pengirim mengirimkan pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon da menggunakan telepon tersebut untuk mengambil pesan-pesan yang telah diterima. Voice mail memerlukan computer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap  pemakai memakai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder dan peralatan khusus mengubah pesan audio ked an dari bentuk digital.

            Voice Mail untuk Komunikasi kelompok, adalah suatu kemampuan voice mail yang memiliki penerapan bagi pemecahan maslah kelompok adalah daftar distribusi pesab (message distribution list), yang mengidentifikasi semua orang yang perlu menerima pesan yang sama. Penelepon menyiapkan daftar distribusi, dan sistem voice mail secara periodek memanggil tiap orang pada daftar tersebut sampai pesan diterima.Kelebihan utama voice mail dibandingkan surat elektronik adalah manajer tidak perlu mengetik, juga memudahkan untuk menyertakan orang-orang di lingkungan perusahaan dalam jaringan komunikasi. 

Kalender Elektronik

            Kalender elektronik (electronic calendering) adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan penemuan-penemuan, membuat perubahan, dan menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Konfigurasi peralatannya tepat sama dengan E-mail. Biasanya E-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.

            Anda dapat mengakses kalender manajer lain selain kalender Anda. Jika ingin menjadwalkan suatu rapat, perangkat lunak kalender ini dapat memeriksa kalender-kalender lain untuk memilih waktu yang tepat bersama. Jika ingin menemui seseorang, dapat memeriksa kalendernya terlebih dahulu untuk memastikan keberadaan pihak yang ingin  ditemui tersebut ada. Fasiltas ini memberikan juga pengaturan untuk mencegah orang lain mengakses seluruh atau sebagian kalender Anda.

            Kalender elektronik ini bersifat unik diantara aplikaso OA yang lain karena tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah. Sebaliknya, kalender elektronik menyiapkan saat untuk berkomunikasi. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan yang rumit.

Konferensi Audio

            Konferensi audio (audio conferencing) adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Sebelumnya terdapat Telepon konferensi (conference call), yang memungkinkan lebih dari dua orang berpartisipasi dalam percakapan telepon, yang merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Namun, terdapat pula system yang jauh lebih rumit. Sejumlah perusahaan memakai sirkuit komunikasi audio pribadi berkualitas tinggi di antara tempat-tempat konferensi yang dapat diaktifkan dengan menyentuh saklar. Konferensi audio tidak membuatuhkan suatu computer.  Hanya menggunakan fasilitas komunikasi dua arah.

Daya tarik konferensi audio menarik perhatian para pemecah masalah karena alasan berikut:

1.      Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan hamper semua perusahaan.

2.      Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.

3.      Konferensi audio dapat disiapkan dalam beberapa menit. Mungkin operator memebritahu para peserta atau para peserta diberikan nomor telepon untuk dihubungi.

            Ada beberapa aturan untuk  membuat konferensi audio lebih efisien, diantaranya :

1.      Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai moderator, memastikan bahwa semua peserta memiliki kesempatan berbicara dan bahwa tujuan konferensi tercapai.

2.      Jumlah peserta jangan terlalu banyak. Jika peserta lebih dari enam, sulit untuk menjaga diskusi tatap pada alurnya.

3.      Salinan dari agenda konferensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya.

4.      Jika peserta berbicara ia harus mengidentifikasikan dirinya.

5.      Rekaman konferensi harus disimpan

6.      Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dari rekaman, dan dibagikan ke para peserta

Konferensi video

Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audi dan video.

Terdapat tiga konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan signalnya :

1.      Video satu arah dan audio satu arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan.

2.      Video satu arah dan audio dua arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang di tempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gamar video yang sama.

3.      Video dan audio dua arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung dua arah.

Keterbatasan konferensi video adalah tidak dapat digunakan untuk segala jenis komunikasi.

Konferensi komputer

Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan. Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio dan video karena dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakan konferensi komputer untuk berkomunikasi dengan orang lain di ruang kerja sebelah. Dan teleconferencing mencakup seluruh tiga bentuk konferensi elektronik, yaitu audio, video dan komputer.

Transmisi Faksimil

FAX singkatan dari fascimile transmision adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. 

Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada laya CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Pada saat perusahaan ingin menyediakan informasi kepada para pemecah masalah dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama:

1.      Perusahaan dapat menciptakan file videotext pada komputernya sendiri

2.      Perusahaan dapat berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa tersebut. File itu tersimpan dalam penyimpanan sekunder online milik jasa tersebut atau didistribusikan dalam bentuk piringan optik

3.      Perusahaan dapat memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain

Pencitraan

Pencitraan adalah penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital unutk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen (document management (DM)). Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter optis (optical character recognition) atau OCR untuk mengubah citra dokumen menjadi bentuk digital. Perangkat lunak sistem manajemen database (DBMS) dalam server jaringan digunakan untuk menyimpan data digital itu dalam piringan optik, dan untuk menyediakan citra bagi para pemakai yang mengakses sistem dari workstation mereka. Workstation tersebut dilengkapi dengan layar resolusi tinggi.

Desktop Publishing

Dektop Publishing (DTP) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro. Konfigurasi tersebut mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( what you see is what you get). Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Perangkat lunak DTP memungkinkan pemilihan jenis dan ukuran huruf, pemotongan kata dan pengaturan rata kanan, penambahan garis-garis vertikal dan horizontal, dan tata letak halaman (mencakup grafik).

Aplikasi DTP terbagi dalam tiga area, yaitu:

1.      Aplikasi administratif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan intern seperti korespondensi, laporan dan warta

2.      Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparacies, dan manual

3.      Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan

Peran Otomatisasi Kantor dalam Pemecahan Masalah

Model Panduan OA Manajer (Manager’s OA Mix Model)

Model ini menggunakan lingkaran-lingkaran untuk mengidentifikasi berbagai sumber dan penerima komunikasi manajer, segi empat untuk mengidentifikasi  peran-peran manajerial, dan jajaran genjang untuk mengidentifikasi tempat penerapan OA. 

Peran-Peran Manajerial

1.      Peran monitor di pusat bertindak sebagai polisi lalu lintas, menerima informasi dan meneruskannya ke orang lain atau menyimpannya untuk digunakan dalam pengambilan keputusan

2.      Peran spokeperson mengirimkan informasi kepada atasan, lingkungan, unit-unit operasi lain di dalam perusahaan, dan unit-unit pendukung intern seperti jasa informasi dan akuntansi

3.      Peran Liasion menerima informasi dari lingkungan, unit-unit lain dan unit-unit pendukung

4.      Peran leader menerima informasi dari atasan dan bawahan

5.      Peran Disseminator mengirimkan informasi kepada bawahan

Memilih Panduan OA Manajer

Ada tiga faktor utama yang mempengaruhi pilihan Panduan OA Manajer, yaitu :

1.      Jenis organisasi

2.      Pilihan pribadi

3.      Sumber daya OA yang tersedia di perusahaan.